Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển từ A đến Z

Với đặc thù chi phí hợp lý và khả năng chuyên chở lớn, vận chuyển đường biển luôn là lựa chọn hàng đầu trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, để một lô hàng được xử lý trôi chảy từ lúc đặt lịch tàu cho đến khi về kho, người nhập khẩu cần nắm rõ quy trình thực hiện một cách hệ thống. Trong bài viết dưới đây, ASL Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình nhập khẩu bằng đường biển từ A đến Z, giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình giao dịch quốc tế.

Bước 1: Đặt lịch tàu (booking tàu).

Bên nhập khẩu (NNK) cần trao đổi và thống nhất với nhà xuất khẩu (NXK) về điều khoản hợp đồng mua bán. Sau đó, tiến hành đặt chỗ tàu (booking) với hãng tàu hoặc đại lý vận tải, chọn lịch trình và loại container phù hợp với nhu cầu vận chuyển.

Bước 2: Xác nhận đặt chỗ và kiểm tra thông tin

Khi nhận booking từ hãng tàu, cần kiểm tra lại các chi tiết quan trọng như:

Ngày đóng hàng.
Cảng đi – cảng đến.
Loại container, kích thước.
Các yêu cầu đặc biệt (hàng lạnh, hàng nguy hiểm…).

Lưu ý: Cần kiểm tra kỹ các thông tin trên nhằm hạn chế sai sót trong quá trình vận chuyển.

Bước 3: Theo dõi tiến độ đóng hàng và cập nhập từ nhà xuất khẩu

NXK đóng hàng vào container theo đúng tiêu chuẩn và yêu cầu. NNK có thể yêu cầu gửi hình ảnh hoặc video để đảm bảo hàng được đóng đúng quy cách.

Lưu ý: ảnh chụp container rỗng nhằm đảm bảo cont không bị hư hại gì, nếu không trong trường hợp xảy ra hư hại sẽ phải chi trả cho hãng tàu. Hoặc ảnh chụp bảng nhiệt độ đối với hàng đông lạnh.

Bước 4: Kiểm tra, xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng

NNK xác nhận đầy đủ bộ chứng từ liên quan đến lô hàng từ NXK và kiểm tra thật kỹ các thông tin chứng từ đã khớp hay chưa.

Bước 5: Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice)

NNK sẽ nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý trước khi tàu cập ít nhất một ngày. Thông tin trên Arrival Notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…). Ngoài ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges).

Bước 6: Các chứng nhận liên quan đến lô hàng cần được đăng ký.

Tùy loại hàng, mã HS và quy định hiện hành, doanh nghiệp phải đăng ký các chứng nhận liên quan như kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật, hun trùng cho hàng hóa. Nếu không, lô hàng sẽ không được thông quan, gây khó khăn trong quá trình làm việc với cơ quan chức năng.

Bước 7: Khai báo hải quan hàng nhập

Đây là bước cực kỳ quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Để có thể tiến hành khai báo hải quan, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Hợp đồng (Contract).
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice).
Phiếu đóng gói (Packing list).
Vận đơn (Bill of lading).
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) (nếu có).
Giấy phép nhập khẩu.
Các chứng từ khác,...

Sau đó, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử qua mạng.

Bước 8: Mở tờ khai và thông quan

Sau khi đã có đủ chứng từ và khai báo hải quan điện tử, bước kế tiếp trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển là mở tờ khai và làm thủ tục thông quan tại cảng. Tùy theo phân luồng mà thủ tục sẽ khác nhau:

Luồng xanh: Doanh nghiệp nộp thuế, in mã vạch, nhận hàng.
Luồng vàng: Nộp thuế (trước hoặc sau khi mở tờ khai), thanh lý tờ khai và nhận hàng.
Luồng đỏ: Thực hiện như luồng vàng, thêm bước kiểm tra thực tế hàng hóa.

Để tiến hành mở tờ khai, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ gồm: giấy giới thiệu, tờ khai phân luồng, hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing list), vận đơn (Bill of lading), cùng các chứng từ liên quan khác như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), hóa đơn vận chuyển, giấy phép nhập khẩu (nếu có). Khi xuất trình đầy đủ hồ sơ hợp lệ cho cơ quan hải quan, hệ thống sẽ tiến hành thông quan và cho phép doanh nghiệp nhận hàng.

Bước 9: Thanh lý tờ khai

Sau khi nộp thuế và được thông quan, khách hàng in mã vạch cùng tờ khai trình hải quan giám sát tại cảng (ít nhất hai bản). Hải quan đóng dấu xác nhận, giữ một bản và trả lại một bản cho khách hàng.

Bước 10: Điều kho và vận chuyển về kho

Sau khi tờ khai được thanh lý, khách hàng mang lệnh giao hàng (D/O) đến văn phòng thương vụ tại cảng để làm thủ tục thanh toán. Tài xế nhận phiếu EIR và D/O để xuất trình cho bộ phận giám sát cổng, cho phép đưa hàng ra khỏi cảng về kho.

Bước 11: Rút hàng, trả xe rỗng

Khi xe vận chuyển đã về đến kho, nhân viên kho kiểm tra các thông tin cần thiết như niêm phong (seal), tình trạng xe hoặc container. Sau khi hoàn tất việc lấy hàng ra khỏi container, tài xế sẽ đưa container rỗng quay trở lại cảng hoặc depot (ICD) theo đúng quy định.

Bước 12: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Khách hàng cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ và chứng từ liên quan đến nhập khẩu hàng hóa đường biển để xử lý kịp thời khi phát sinh sự cố tranh chấp hoặc thanh tra.

Một số loại hồ sơ và giấy tờ cần thiết bao gồm:

Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, đăng ký danh mục hàng miễn thuế, báo cáo sử dụng hàng hóa không chịu thuế.
Hồ sơ liên quan đến miễn, giảm, hoàn thuế hoặc không phải nộp thuế.
Giấy tờ xử lý các khoản phạt, chậm nộp hoặc tiền thuế nộp dư.
Vận đơn, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật kèm theo hàng hóa.
Sổ sách kế toán và các loại chứng từ tài chính có liên quan.

ASL Logistics Campuchia tự hào là đối tác tin cậy trong lĩnh vực nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, ASL Logistics Campuchia cam kết mang đến những giải pháp linh hoạt và hạn chế đến mức tối đa những rủi ro có thể xảy đến đối với khách hàng, cung cấp dịch vụ nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển toàn diện với một loạt các lợi thế nổi bật:

Dịch vụ vận chuyển container hàng nhập từ các cảng trên thế giới về Việt Nam với hệ thống mạng lưới đại lý rộng khắp thông qua các hiệp hội giao nhận quốc tế như WCA, FIATA,... giúp kết nối các cảng biển lớn trên thế giới.
Với chi phí hợp lý, giúp khách hàng vận chuyển nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo hàng hóa được an toàn. Điền form tại đây để được báo giá chi tiết nhất lô hàng khẩu bằng đường biển!
Cung cấp giải pháp vận chuyển đa phương thức, kết hợp giữa đường biển, đường bộ, và đường hàng không để tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển. Với dịch vụ này, khách hàng có thể linh hoạt chuyển đổi giữa các phương thức vận chuyển khi cần thiết.

Xem thêm: Dịch vụ vận chuyển đa phương thức của ASL Logistics

Tư vấn dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục thông quan lô hàng nhập khẩu một cách nhanh chóng và chính xác.
ASL Logistics đã ký kết thành công hợp đồng vận tải quốc tế với các hãng tàu lớn trên thế giới như: One Line, Evergreen, MSC, Yangming, Hyundai, Cosco,... Cung cấp các phương thức giao hàng khác nhau như nhận hàng tại kho của cảng (CFS-CFS), nhận hàng tại kho người gửi (DOOR-CFS) và giao hàng đến tay người nhận (DOOR-DOOR).

Hiểu rõ Quy trình nhập khẩu bằng đường biển là nền tảng giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian và chi phí trong hoạt động logistics quốc tế. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả trên thực tế, việc hợp tác với một đơn vị vận chuyển uy tín là điều cần thiết. ASL Logistics Campuchia cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển chuyên nghiệp, hỗ trợ từ khâu đặt chỗ tàu, theo dõi lô hàng đến khai báo hải quan, hỗ trợ đa dạng phương thức giao hàng khác nhau như nhận hàng tại cảng (CY-CY), nhận hàng tại xưởng (DOOR–CY) và giao hàng đến tận tay người nhận (DOOR-DOOR). Đây là giải pháp toàn diện dành cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chuỗi cung ứng và hạn chế rủi ro trong quá trình nhập khẩu.

Quý khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có thể liên hệ ngay với ASL Logistics Campuchia!

Liên hệ ngay với ASL Logistics Campuchia để được tư vấn miễn phí Dịch vụ vận chuyển đường biển nhé!

⚓ ASL Logistics Cambodia - Đối tác logistics đáng tin cậy của bạn

📍 asl-cam.com/trang-chu

☎ +855 31 555 6688

✉ ceo@asl-cam.com

Các dịch vụ liên quan: Vận tải đường biển, Vận tải hàng không, Dịch vụ kho bãi, Khai thuê hải quan, Vận chuyển đa phương thức, Vận chuyển hàng xuyên biên giới.